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Obligations comptables : à quelles règles sont soumis le comité social et économique et le comité d’entreprise ?

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Obligations comptables : à quelles règles sont soumis le comité social et économique et le comité d’entreprise ?

Les obligations comptables et de transparence qui s’imposent au comité d’entreprise, au comité central d’entreprise et au comité interentreprises ont été transposées à l’identique au comité social et économique. Seule nouveauté : les deux budgets du comité social et économique ne sont plus indépendants. Des transferts peuvent être opérés, sous certaines conditions.

08/11/2018 Social Pratique, n°732

La tenue d’une comptabilité est-elle obligatoire pour tous les comités ?

Oui. Chaque comité, quels que soient sa taille et le montant annuel de ses ressources, doit [C. trav., art. L. 2315-64CSE et L. 2325-45 CE : C. com. L. 123-12] :

– procéder à l’enregistrement comptable des mouvements financiers affectant son patrimoine. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement, selon la date exacte d’exécution. Le comité doit conserver toutes les pièces justificatives de chaque opération effectuée ;

– contrôler, chaque année, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de son patrimoine en dressant un inventaire ;

– établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Les modalités varient en fonction de la taille du comité.

Toutes les ressources du comité doivent-elles faire l’objet d’un traitement comptable ?

Oui, chaque ressource doit être comptabilisée par le comité. Il s’agit notamment des subventions patronales destinées à son fonctionnement (y compris le remboursement obligatoire par l’employeur des primes d’assurance dues par le comité pour couvrir sa responsabilité civile), des contributions aux activités sociales et culturelles, des subventions publiques et syndicales, des dons et legs, des revenus de ses biens meubles et immeubles, de la contre-valeur des titres-restaurant périmés, des cotisations facultatives des salariés de l’entreprise ainsi que des éventuelles recettes procurées par les manifestations qu’il organise [C. trav., art. R. 2312-49CSE et R. 2323-35 CE].

Quelles sont les modalités d’établissement des comptes annuels ?

Celles-ci varient en fonction du nombre de salariés (lequel s’apprécie à la clôture d’un exercice), des ressources annuelles du comité et du total du bilan [C. trav., art. L. 2315-64 et s.]. On distingue trois types de comptabilité.

→ La comptabilité ultra-simplifiée des petits comités. Le petit comité est celui dont le montant des ressources annuelles ne dépasse pas 153 000 € à la clôture de l’exercice [C. trav., art. L. 2315-65CSE et L. 2325-46 CE ; C. com., art. D. 612-5]. Il peut se contenter de tenir un livre retraçant chronologiquement le montant et l’origine des dépenses qu’il réalise et des recettes qu’il perçoit. Il doit par ailleurs établir un état annuel des recettes et des dépenses ainsi qu’un état de synthèse faisant état de son patrimoine et de ses engagements en cours (biens et placements, billetterie, créances, disponibilités, emprunts et dettes, suivi de la subvention de fonctionnement et de la contribution reçues de l’employeur).

→ La comptabilité simplifiée des comités de taille moyenne. Le comité de taille moyenne est celui dont les ressources annuelles sont supérieures à 153 000 € et qui, à la clôture d’un exercice, n’excède pas deux des trois critères suivants : 50 salariés, 3,1 millions de ressources annuelles et 1,55 million d’euros de bilan. Il peut adopter une présentation simplifiée de ses comptes mais doit impérativement la confier à un expert-comptable financé sur sa subvention de fonctionnement [C. trav., art. L. 2315-76CSE et L. 2325-45 CE].

→ La comptabilité générale des comités de grande taille. Le comité de grande taille est celui qui excède au moins deux des trois critères précédemment énoncés. Il est soumis à des obligations comptables plus strictes. Il doit ainsi établir des comptes consolidés qu’il fait certifier par un ou plusieurs commissaires aux comptes distincts de l’entreprise et rémunérés sur sa subvention de fonctionnement [C. trav., art. L. 2315-67CSE et L. 2325-45 CSE].

Que contiennent les comptes annuels du comité ?

Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe qui forment un tout indissociable dans un seul et unique document [C. com., art. L. 123-12]. Les petits comités ne sont pas tenus de les établir.

Qu’est-ce qu’un compte de résultat ?

Le compte de résultat doit faire apparaître les charges et les produits enregistrés selon leur nature en distinguant impérativement deux sections :

– la section « Attributions Economiques et Professionnelles » (AEP) au sein de laquelle sont enregistrés, selon leur nature, les charges et les produits relatifs aux attributions économiques et professionnelles ;

– la section « Activités Sociales et Culturelles » (ASC) au sein de laquelle sont enregistrés, selon leur nature, les charges et les produits relatifs aux activités sociales et culturelles.

Qu’est-ce qu’un bilan ?

Le bilan décrit séparément les éléments actifs et passifs du comité. La nomenclature des comptes doit être déclinée afin d’identifier les comptes de produits et de charges et les comptes de fonds propres. Au sien de chaque section doivent être distingués les postes suivants : fonds propres sans droit de reprise, écarts de réévaluation sur biens sans droit de reprise, réserves, report à nouveau, fonds propres avec droit de reprise, écarts de réévaluation sur biens avec droit de reprise, subventions d’investissement affectées à des biens non renouvelables, provisions règlementées, droits des propriétaires.

Qu’est-ce qu’une annexe ?

L’annexe des comptes annuels comporte certaines informations dont celles relatives aux transactions significatives effectuées par le comité [C. trav., art. L. 2315-66]. Pour les petits comités, elle n’est pas jointe aux comptes mais au rapport annuel d’activité.

A NOTER

Le contenu et les modalités de présentation des comptes ont été précisés par l’Autorité des normes comptables [Arr. 2 juin 2015, NOR : EINT1509487A ; Règl. ANC nos 2015-1 et 2015-2, 2 avr. 2015].

Les deux budgets du comité sont-ils indépendants ?

→ Comité d’entreprise. Les deux catégories « Attributions économiques et professionnelles » et « Activités sociales et culturelles (ASC) » doivent être gérées séparément par le comité d’entreprise. Aucun transfert n’est donc possible entre le budget de fonctionnement et le budget des ASC. À ce titre, l’Autorité des normes comptables recommande d’utiliser des comptes bancaires différents pour chacune de ces attributions [Règl. ANC nº 2015-01, 2 avr. 2015]. Lorsqu’il existe un doute sur l’affectation d’une dépense, le comité doit s’interroger sur sa finalité. Si cette dépense intervient au profit des membres du comité d’entreprise et se trouve en rapport avec les attributions économiques du comité, elle doit impérativement être affectée au budget de fonctionnement [Cass. soc., 27 mars 2012, nº 11-10.825 : tel est le cas d’actions de formations et d’abonnements lecture sauf si elles n’ont pas de lien avec les attributions économiques et que leur bénéfice est en partie étendu à des représentants syndicaux extérieurs au comité].

→ Comité social et économique. Contrairement au comité d’entreprise, le comité social et économique (CSE) a la possibilité d’opérer, après délibération, des transferts d’un budget vers l’autre : du budget de fonctionnement vers le financement des activités sociales et culturelles ou l’inverse. Ce transfert est limité à 10 % de l’excédent annuel [C. trav., art. L. 2312-84, L. 2315-61, R. 2312-51 et R. 2315-31-1]. Le CSE peut également choisir de transférer le reliquat budgétaire du financement des activités sociales et culturelles à des associations. La délibération du CSE doit alors préciser les destinataires des sommes et, le cas échéant, la répartition des sommes transférées lorsqu’il s’agit d’associations humanitaires reconnues d’utilité publique afin de favoriser les actions locales ou régionales de lutte contre l’exclusion ou des actions de réinsertion sociale [C. trav. art. R. 2312-51 al. 3].

REMARQUE

Ces transferts doivent apparaître sur les comptes annuels du CSE ainsi que dans son rapport annuel d’activités [C. trav. art. R. 2312-51 al. 2].

Comment établir le rapport annuel d’activités ?

Le comité doit établir un rapport annuel d’activités et de gestion financière présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière permettant d’éclairer l’analyse des comptes [C. trav., art. L. 2315-69CSE et L. 2325-50 CE]. Ce rapport doit comporter des informations relatives à :

– l’organisation du comité (notamment le nombre de sièges légal ou conventionnel, le nombre d’élus, et, le cas échéant, l’effectif de salariés du comité) ;

– l’utilisation de la subvention de fonctionnement (notamment les dépenses liées aux activités d’expertise, celles relatives à la formation économique des élus ainsi que les autres frais de fonctionnement) ;

– aux données afférentes aux diverses prestations proposées au titre des activités sociales et culturelles et à leurs bénéficiaires [C. trav., art. D. 2315-38CSE et R. 2325-14 CE].

Le surplus d’informations varie en fonction de la taille du comité :

– les petits comités soumis à une comptabilité ultra simplifiée doivent également mentionner l’état de synthèse simplifié relatif à leurs ressources, leurs dépenses, leur patrimoine, leurs engagements et les transactions significatives qu’ils ont pu effectuer ;

– les comités dont les ressources annuelles dépassent 153 000 euros doivent mentionner les informations relatives à la description et à l’évaluation de leur patrimoine ainsi que celles liées à l’utilisation des ressources destinées aux activités sociales et culturelles (notamment leur descriptif, leur lieu de réalisation ainsi que les éléments d’analyse portant sur les écarts entre le budget prévisionnel et le budget réalisé) [C. trav., art. D. 2315-38CSE et R. 2325-14 CE].

A NOTER

Ce rapport est présenté aux membres élus du comité lors de la réunion d’approbation des comptes annuels en séance plénière. Il doit également être porté à la connaissance des salariés.

Comment sont arrêtés et approuvés les comptes du comité ?

Les comptes annuels du comité (ou, pour les petits comités, les documents comptables) sont arrêtés par des membres élus du comité désignés par lui et selon des modalités prévues par son règlement intérieur. Ils sont ensuite approuvés dans les six mois à compter de la clôture de l’exercice par les membres élus du comité réunis en séance plénière. Ce délai peut être prolongé à la demande du comité par ordonnance du président du tribunal de grande instance statuant sur requête [C. trav., art. R. 2315-37CSE et R. 2325-13 CE]. Au plus tard trois jours avant cette réunion, les membres du comité chargés d’arrêter les comptes doivent les communiquer aux autres membres accompagnés du rapport d’activité et de gestion financière [C. trav., art. L. 2315-71CSE et L. 2325-52 CE]. Cette réunion d’approbation des comptes porte sur ce seul sujet et fait l’objet d’un procès-verbal spécifique. Ni l’employeur, ni les représentants syndicaux ne participent à cette réunion, celle-ci étant réservée aux seuls membres élus du comité [AN 1, Rapp. 1754].

ATTENTION

Les comptes annuels (ou documents comptables) doivent être portés, par tout moyen, à la connaissance des salariés de l’entreprise[C. trav., art. L. 2315-72 CSE et L. 2325-53 CE].

Les pièces comptables doivent-elles être conservées ?

Oui, les comptes annuels ainsi que toutes les pièces justificatives qui s’y rapportent doivent être conservés pendant dix ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent [C. trav., art. L. 2315-75CSE et L. 2325-56 CE]. L’employeur et tous les autres membres du comité ont accès aux archives et aux documents comptables [Cass. soc., 19 déc. 1990, nº 88-17.677]. Ils peuvent en faire une copie à leurs frais [Cass. soc., 26 sept. 2012, nº 11-15.384].

Le droit d’alerte des commissaires aux comptes

→ Alerte sur des faits de nature à compromette la continuité de l’exploitation du comité. Lorsque le commissaire aux comptes relève, à l’occasion de l’exercice de sa mission, des faits de nature à compromettre la continuité de l’exploitation du comité, il en informe le secrétaire et le président par tout moyen propre à donner date certaine à sa réception [C. trav., art. L. 2315-74, R. 2315-4CSE, L. 2325-55 et R. 2325-17 CE]. La procédure d’alerte s’applique à chaque budget pris séparément.

→ Analyse de la situation et mesures envisagées. Le secrétaire du comité doit, dans les trente jours, donner une analyse de la situation et détailler les mesures qu’il envisage. A défaut, ou si cette réponse est insuffisante, le commissaire aux comptes établit, dans un délai de huit jours, un rapport spécial et invite l’employeur à réunir le comité afin que ce dernier délibère sur les faits relevés. Le président du tribunal de grande instance ainsi que les membres du comité en sont informés.

→ Convocation du comité par l’employeur. L’employeur doit réunir le comité dans les 15 jours qui suivent la réception de l’invitation du commissaire aux comptes. Celui-ci doit également être convoqué à cette réunion. Un extrait du procès-verbal de la réunion est adressé au président du tribunal et au commissaire aux comptes, par tout moyen propre à donner date certaine à sa réception, dans les huit jours qui suivent la réunion du comité.

Démarches du commissaire aux comptes. Si, à l’issue de la réunion, le commissaire aux comptes constate que les décisions prises ne permettent pas d’assurer la continuité de l’exploitation du comité, il informe sans délai de ses démarches le président du tribunal de grande instance et lui en communique les résultats. Il lui adresse également copie de tous les documents utiles à son information et lui dresse l’exposé des raisons qui l’ont conduit à constater l’insuffisance des décisions prises par le comité.

→ Suite du droit d’alerte. Dans un délai de six mois à compter du déclenchement de la procédure d’alerte, le commissaire aux comptes peut reprendre le cours de la procédure au point où il avait estimé pouvoir y mettre un terme lorsque, en dépit des éléments ayant motivé son appréciation, la continuité de l’exploitation du comité demeure compromise et que l’urgence commande l’adoption de mesures immédiates.

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