La Cnil dresse des recommandations aux entreprises sur le plan de continuité de l’activité

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) dresse une série de recommandations à destination des entreprises sur le plan de continuité de l’activité que les pouvoirs publics conseillent d’établir dans la perspective d’une épidémie grippale de grande ampleur. Dans le cadre de la réalisation de ce plan, les entreprises peuvent être amenées à demander à leurs salariés certaines informations personnelles, telles que leurs coordonnées privées et le type de moyens de transport qu’ils utilisent. Selon la Cnil, ces demandes sont légitimes, mais doivent être entourées de précautions.

Garantir la confidentialité

Toutes les mesures doivent être prises pour garantir la confidentialité des données personnelles des salariés, s’agissant en particulier de leurs modalités de recueil.
Ainsi, ces informations doivent être communiquées par le salarié sur la base du volontariat. Un envoi direct doit être prévu sous pli ou par mail à la personne désignée au sein du service des ressources humaines. Des mesures doivent également être prévues pour conserver ces données. En outre, leur accès doit être exclusivement réservé aux personnes habilitées du service des ressources humaines ou à la cellule de crise constituée au sein de l’entreprise.

Information des salariés et déclaration à la Cnil

La collecte des informations concernant les salariés ne pose pas de difficultés particulières, dès lors que ces derniers sont bien informés de sa finalité et de ses destinataires.
À cet effet, la Cnil propose une mention d’information à faire figurer sur le formulaire de collecte. Il s’agit notamment d’indiquer que l’entreprise souhaite pouvoir prévenir les salariés et organiser la continuité de l’activité en cas de pandémie grippale avérée, conformément aux préconisations des pouvoirs publics.
Il convient également de préciser que les destinataires de ces données seront exclusivement les personnes habilitées du service du personnel (ou de la cellule de crise), et que conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, les salariés pourront accéder à ces informations et les faire rectifier.
Enfin, s’agissant de la déclaration à la Cnil, celle-ci précise que si le recueil de ces informations se limite aux coordonnées personnelles des salariés et à la seule indication des moyens de transport utilisés, il n’y a pas lieu de déclarer les fichiers ainsi constitués, dès lors que l’entreprise a désigné un correspondant informatique et libertés, ou a déclaré son fichier de gestion du personnel.