Frais professionnels : les précisions de la Cour de cassation sur les modalités de remboursement

Qu’un employeur doive rembourser à ses salariés leurs frais professionnels est acquis de longue date. Mais est-il libre de fixer le montant des remboursements ? Son pouvoir est en la matière limité : « L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel », précise la chambre sociale de la Cour de cassation, dans un arrêt du 23 septembre 2009.
Dans un autre arrêt, daté du 29 septembre 2009, la Haute juridiction décide que l’employeur est fondé à exiger du salarié par note de service la fourniture des justificatifs dans un certain délai, au-delà duquel toute demande de remboursement sera rejetée.

Une prise en charge inférieure au barème fiscal

Un chauffeur-livreur a réclamé en référé, devant le conseil de prud’hommes de Meaux, le paiement d’un complément d’indemnités kilométriques. Les juges ont fait droit à sa demande. Faute d’un accord d’entreprise fixant le montant de l’indemnité, laquelle ne doit pas couvrir seulement les frais d’essence, mais aussi la part d’usure du véhicule, d’entretien et d’assurance, ils ont décidé de prendre comme base de remboursement le barème fiscal. L’entreprise ayant décidé de n’accorder que 0,29 euro par kilomètre parcouru, soit une somme inférieure au barème fiscal, le conseil de prud’hommes l’a condamnée à verser au salarié une provision de 403,74 euros.
La Haute juridiction a confirmé la solution. Après avoir rappelé sa jurisprudence selon laquelle l’employeur doit rembourser aux salariés les frais exposés pour leur activité professionnelle, sauf paiement d’un forfait prévu contractuellement (Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096, Bull. n° 106 ; Cass. soc., 10 novembre 2004, n° 02-41.881, Bull. n° 282), la chambre sociale pose l’interdiction pour l’employeur de prévoir unilatéralement un remboursement en deçà du coût réel.
En l’espèce, le juge des référés ayant constaté que le remboursement avait été fixé à un montant inférieur au coût réel, la Cour de cassation a rejeté le pourvoi de l’entreprise.
Le barème fiscal des indemnités kilométriques se voit ainsi doté d’un rôle, certes indicatif, mais non moins important : on peut supposer qu’en deçà du barème les remboursements ne sont pas présumés couvrir les frais réellement engagés.
Notons que la question du montant des remboursements de frais professionnels n’intéresse pas seulement le juge du travail. Un remboursement trop généreux, qui dépasse les frais engagés, est analysé en une rémunération et soumis comme tel à cotisations.

Un mois pour fournir les justificatifs

Dans la seconde affaire, par note interne du 24 mars 2000, l’employeur avait fixé un délai d’un mois pour produire les justificatifs des frais professionnels. Un salarié, licencié en septembre 2002, n’avait adressé à l’entreprise ses justificatifs pour l’année 2001 et pour les sept premiers mois de 2002 que le 12 février 2004. L’entreprise ayant refusé de les prendre en compte, le salarié l’a attrait en justice.
Dans un arrêt du 20 mai 2009 rendu sur cette affaire, arrêt qui devait être publié au bulletin et dont nous nous étions fait l’écho (Bref social n° 15375 du 4 juin 2009), la chambre sociale avait décidé que la prescription quinquennale s’applique à l’action en remboursement de frais professionnels et qu’en conséquence, l’employeur ne pouvait fixer un délai au terme duquel il serait libéré de sa dette qui serait inférieur à cinq ans.
Le salarié ayant en l’occurrence adressé ses justificatifs dans le délai de la prescription quinquennale, il avait obtenu gain de cause. Sa victoire aura été de courte durée : l’arrêt du 20 mai a été retiré des annales de la Cour de cassation et remplacé par une décision du 29 septembre 2009.
Changeant radicalement son analyse, la chambre sociale de la Cour de cassation a censuré l’arrêt qui avait donné gain de cause au salarié : dès lors qu’une note a fixé à un mois le délai pour produire les justificatifs de frais professionnels, le salarié qui ne respecte pas ce délai, ne peut pas obtenir le remboursement de ses frais professionnels.
Ainsi, l’employeur peut-il, dans un souci de bonne gestion, imposer à ses  salariés un délai pour lui communiquer les justificatifs de leurs frais professionnels (v. déjà en ce sens Cass. soc., 7 mars 2006, n° 04-40. 869).

- Cass. soc., 23 septembre 2009, n° 07-44.477 FS-PB

- Cass. soc., 29 septembre 2009, n° 07-45.722 F-D

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