Conseils pratiques pour élaborer ou mettre à jour le règlement intérieur

Il constitue donc un document essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. L’évolution du droit et de l’entreprise impose de réviser régulièrement ses clauses. Voici quelques conseils pratiques pour effectuer ce toilettage ou établir un nouveau règlement intérieur.

Dispositions relatives à la santé et à la sécurité

Parmi les questions qui relèvent du domaine – strictement défini – du règlement intérieur, figurent en premier lieu les règles relatives à la santé et à la sécurité [C. trav., art. L. 1321-1, 1° et 2°]. Le règlement intérieur doit ainsi contenir les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 4122-1 du Code du travail. Ainsi, il doit rappeler aux salariés les prescriptions réglementaires à respecter pour préserver leur santé et leur sécurité (port des équipements individuels de protection, par exemple), mais aussi celles des autres personnes concernées par leurs actes et omissions. Le règlement intérieur peut ainsi définir les conditions d’utilisation et d’entretien des instruments de travail, les précautions à prendre lors de la manipulation de certains produits, les consignes à respecter en cas d’incendie, d’accident, de risque de pandémie, etc. Il peut également rappeler l’obligation pour les salariés de se soumettre aux examens de la médecine du travail, l’interdiction de fumer dans les lieux de travail, etc.

Le règlement intérieur doit par ailleurs prévoir les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises. Cependant, sauf dispositions législatives contraires, l’employeur ne peut en aucun cas s’arroger le pouvoir de réquisitionner des grévistes. Est donc illicite la clause du règlement autorisant ce dernier à réquisitionner des salariés grévistes pour participer à un service minimum de sécurité [Cass. soc., 15 déc. 2009, n° 08-43.603].

Dispositions relatives à la protection des victimes et témoins de harcèlement

Le règlement intérieur doit également rappeler les dispositions légales relatives à la prohibition des faits de harcèlement moral et sexuel, ainsi qu’à la protection des victimes et témoins de tels faits [C.trav., art. L. 1321-2]. En pratique, il convient de rappeler, dans le règlement, le contenu de ces dispositions légales et, le cas échéant, les mesures concrètes mises en œuvre dans l’entreprise pour prévenir et mettre un terme aux situations de harcèlement moral ou sexuel, ainsi que les sanctions auxquelles s’exposent les auteurs de ces agissements.

Dispositions relatives à la discipline

Principes généraux

Le règlement intérieur définit les règles générales et permanentes relatives à la discipline, c’est-à-dire l’ensemble des obligations et des interdictions que les salariés doivent respecter et dont le non-respect est susceptible de donner lieu à sanctions disciplinaires [C. trav., art. L. 1321-1, 3°].

À NOTER
Il doit comporter des règles précises, et non des attentes générales en termes de comportement relevant davantage d’un code d’éthique ou de conduite. La frontière est parfois difficile à tracer, certaines prescriptions d’un code de conduite relevant du domaine du règlement intérieur (par exemple, l’interdiction de certaines situations susceptibles de générer un conflit d’intérêt).

Il convient, lors de la rédaction du règlement, de garder à l’esprit :
→ d’une part, que les clauses du règlement intérieur doivent respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles. Par exemple, il ne peut pas limiter le droit de retrait [C. trav., art. L. 4131-1] en imposant au salarié, qui a un motif raisonnable de penser qu’une situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé, de consigner par écrit les informations concernant ce danger avant de se retirer de celle-ci [Cass. soc., 28 mai 2008, n° 07-15.744] ;

→ d’autre part, que les clauses du règlement intérieur ne peuvent apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché [C. trav., art. L. 1321-3].

Sans faire une analyse exhaustive des prescriptions susceptibles de figurer dans le règlement intérieur, on évoquera ici les clauses les plus usuelles.

Horaires de travail, absences et congés - accès et déplacement dans l’entreprise

→ Le règlement intérieur peut prescrire le respect des horaires de travail et réglementer les conditions d’accès à l’entreprise et de déplacement dans les locaux de celle-ci, pendant et en dehors des horaires de travail. Il doit rappeler, le cas échéant, l’obligation de pointer ou de remplir des fiches de temps, afin de permettre le contrôle du temps de travail des salariés. Si l’accès aux locaux de l’entreprise est soumis à la présentation d’un badge, cette prescription doit figurer dans le règlement intérieur. Il convient, à cet égard, d’adapter les modalités de contrôle d’accès aux locaux de l’entreprise afin de respecter les prérogatives des représentants du personnel.

→ Par ailleurs, il est préconisé de prévoir, dans le règlement intérieur, les conditions et délais dans lesquels les salariés doivent prévenir l’employeur de leur absence ou solliciter des congés.

Tenue de travail

Les salariés disposent de la liberté de se vêtir à leur guise aux temps et lieu de travail. Mais l’employeur peut apporter des restrictions à cette liberté, à condition qu’elles soient justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché [Cass. soc., 6 nov. 2001, n° 99-43.988]. L’exigence du port d’une tenue de travail particulière peut être justifiée par l’intérêt de la clientèle (identification des vendeurs dans un magasin, par exemple) ou par des considérations d’hygiène (manipulation de denrées alimentaires) et de sécurité (manipulation de produits dangereux).

Le règlement intérieur peut donc contenir des clauses imposant à certaines catégories de salariés le port d’une tenue de travail spécifique, soit pour des raisons d’hygiène et de sécurité, soit pour des raisons commerciales. En revanche, il ne peut pas fixer une obligation générale, pour tout le personnel de l’entreprise, qui ne serait pas justifiée par l’une ou l’autre de ces deux exigences. Il est toutefois possible de prescrire, dans le règlement intérieur, le port d’une tenue vestimentaire propre, correcte et non provocante pour l’ensemble du personnel.

ATTENTION
La Halde (désormais remplacée par le Défenseur des droits) condamne toute interdiction générale et non circonstanciée du port de signes religieux ou d’une autre forme de manifestation des convictions religieuses dans l’entreprise. À plusieurs reprises, elle a ainsi invité des entreprises à modifier la rédaction d’une clause de leur règlement intérieur visant à interdire à l’ensemble du personnel le port ostensible de tout signe d’appartenance à une religion [Délib. Halde n° 2008-32, 3 mars 2008 ; Délib. Halde n° 2009-22, 26 janv. 2009 ; Délib. Halde 2009-117, 6 avr. 2009]. En revanche, des impératifs d’hygiène et de sécurité et, dans certains cas, le contact avec la clientèle pourraient justifier l’interdiction du port de certains signes religieux (voir Social pratique n° 561, p. 22).

Comportement dans l’entreprise

Le règlement intérieur peut fixer des prescriptions qui définissent le comportement à adopter dans l’entreprise de manière générale (respect des collègues et de la clientèle, par exemple), mais aussi dans différentes situations (risque de conflit d’intérêts, découverte de pratiques illicites, par exemple). Il peut également préciser les obligations de loyauté, de discrétion et de non-divulgation d’informations confidentielles auxquelles sont tenus les salariés.

Dispositifs de contrôle et de fouilles

Le règlement intérieur doit prévoir et encadrer les différents systèmes de contrôle des salariés et de fouille des vestiaires et des armoires individuelles. On rappellera simplement ici les règles applicables à quelques-uns de ces dispositifs.

→ Alcootest. Les clauses d’un règlement intérieur permettant d’établir sur le lieu de travail l’état d’ébriété d’un salarié en recourant à un contrôle de son alcoolémie sont licites sous deux conditions :

– d’une part, les modalités de ce contrôle doivent en permettre la contestation ;

– d’autre part, un tel état d’ébriété doit être de nature, eu égard aux caractéristiques du travail confié à ce salarié, à exposer les personnes ou les biens à un danger, de sorte qu’il peut constituer une faute grave [Cass. soc., 22 mai 2002, n° 99-45.878].

EXEMPLE
Est licite la clause du règlement intérieur qui prévoit que l’alcootest peut être imposé aux salariés amenés à manipuler des machines ou produits dangereux ainsi qu’à ceux qui conduisent des engins ou des véhicules automobiles et dont l’état d’imprégnation alcoolique constituerait une menace pour eux-mêmes ou leur entourage [Cass. soc., 24 févr. 2004, n° 01-47.000].

→ Fouille des sacs. L’employeur ne peut, sauf circonstances exceptionnelles, ouvrir les sacs appartenant aux salariés pour en vérifier le contenu qu’avec leur accord et à la condition de les avoir avertis de leur droit de s’y opposer et d’exiger la présence d’un témoin [Cass. soc., 11 févr. 2009, n° 07-42.068].

→ Fouille des vestiaires et des armoires individuelles. L’employeur ne peut procéder à un contrôle du contenu des vestiaires, casiers et armoires individuelles mis à la disposition des salariés pour y déposer leurs effets personnels qu’à la condition que le principe et l’encadrement de ce contrôle soient prévus dans le règlement intérieur [Cass. soc., 11 déc. 2001, n° 99-43.030]. Celui-ci doit, à cet égard, définir les cas dans lesquels un tel contrôle peut intervenir et prévoir l’information préalable des salariés concernés ainsi que, éventuellement, la présence de témoins ou de représentants du personnel.

Usage du matériel mis à disposition des salariés pour l’exercice de leurs fonctions

Le règlement intérieur peut définir les conditions d’utilisation, par les salariés, du matériel mis à leur disposition pour accomplir leur travail : matériel informatique, outils, machines, matériaux, téléphone. Il peut ainsi interdire aux salariés d’emporter ou d’utiliser les machines, outils ou matériaux appartenant à l’entreprise à des fins personnelles, sans autorisation.

→ Le règlement intérieur peut limiter strictement, mais pas interdire totalement, l’usage du téléphone et du matériel informatique à des fins personnelles. Il peut également fixer les conditions de consultation, par l’employeur ou le service informatique, du contenu du disque dur de l’ordinateur du salarié, de sa messagerie professionnelle, des conversations téléphoniques professionnelles.

ATTENTION
Même si l’employeur a interdit l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle à des fins personnelles, les messages reçus ou émis par le salarié sur sa messagerie professionnelle sont couverts par le secret des correspondances dès lors qu’ils sont identifiés comme personnels. L’employeur n’est donc pas autorisé à en prendre connaissance [Cass. soc., 2 oct. 2001, n° 99-42.942].

Le principe rappelé ci-dessus ne vaut néanmoins que si ces messages électroniques sont identifiés comme personnels (intitulés « privés » ou « personnels » notamment). À défaut, étant reçus ou émis sur la messagerie professionnelle du salarié, ils sont présumés professionnels et peuvent donc être consultés par l’employeur [Cass. soc., 15 déc. 2010, n° 08-42.486].

→ Quant aux fichiers enregistrés par le salarié sur le disque dur de son ordinateur professionnel, ils sont également présumés professionnels, de sorte que l’employeur peut en prendre connaissance en dehors de la présence du salarié [Cass. soc., 15 déc. 2009, n° 07-44.264]. Néanmoins, s’ils sont identifiés comme personnels, l’employeur ne peut pas en prendre connaissance sans l’accord du salarié, sauf risque ou événement particulier [Cass. soc., 17 mai 2005, n° 03-40.017].

→ Selon le même principe, les connexions Internet établies par un salarié pendant son temps de travail grâce à l’outil informatique mis à sa disposition par son employeur pour l’exécution de son travail sont présumées avoir un caractère professionnel, de sorte que l’employeur peut les rechercher aux fins de les identifier, en dehors de sa présence [Cass. soc., 9 juill. 2008, n° 06-45.800].

Dispositions relatives aux sanctions et à la procédure disciplinaire

Nature et échelle des sanctions

→ L’employeur ne peut pas prononcer une sanction qui n’est pas prévue au règlement intérieur [Cass. soc., 26 oct. 2010, n° 09-42.740]. Il est donc essentiel de s’assurer que toutes les sanctions susceptibles d’être prononcées à l’encontre des salariés sont bien mentionnées dans le règlement intérieur. Il est préférable de lister ces sanctions de la moins sévère à la plus sévère : avertissement, blâme, mise à pied, mutation, rétrogradation, licenciement.

ATTENTION
Les dispositions du règlement intérieur ne pouvant être moins favorables que celles de la convention collective applicable, si cette dernière liste les sanctions susceptibles d’être prononcées, le règlement intérieur ne peut pas y ajouter de nouvelles sanctions [CE, 28 janv. 1991, n° 84586].

→ Il est en outre nécessaire de préciser les conditions d’application de certaines sanctions. Ainsi, une mise à pied prévue par le règlement intérieur n’est licite que si le règlement précise sa durée maximale [CE, 21 sept. 1990, n° 105247; Cass. soc., 26 oct. 2010, n° 09-42.740]. L’employeur doit donc indiquer, dans le règlement intérieur, la durée maximale de la mise à pied. Bien évidemment, cette durée maximale s’imposera à l’employeur : toute mise à pied disciplinaire (mais pas conservatoire) d’une durée supérieure à la durée maximale prévue au règlement intérieur sera nécessairement irrégulière.

→ En revanche, l’employeur n’est pas tenu de définir toutes les fautes susceptibles d’être commises par le salarié, ni de préciser quel type de faute sera sanctionné par chacune des sanctions prévues dans le règlement intérieur. Il est même fortement déconseillé d’établir, dans le règlement intérieur, une corrélation entre une faute et une sanction déterminée. Une clause instituant un tel mécanisme de sanction n’aurait aucune utilité juridique pour l’employeur puisqu’elle ne lie pas le juge lorsqu’il apprécie si la sanction prononcée est justifiée et proportionnée à la faute. Au surplus, elle interdirait à l’employeur d’appliquer un mécanisme de sanction moins favorable. Ainsi, si le règlement intérieur prévoit que certaines fautes (par exemple, des absences injustifiées) sont sanctionnées par un avertissement et ne peuvent donner lieu à un licenciement qu’au terme d’un certain nombre d’avertissements, tout licenciement intervenu en méconnaissance de ces dispositions sera nécessairement jugé sans cause réelle et sérieuse.

Procédure disciplinaire

→ Le règlement intérieur doit également rappeler la procédure disciplinaire [C. trav., art. L. 1332-1 à L. 1332-3] et, le cas échéant, les garanties supplémentaires prévues par la convention collective applicable. On rappellera ici, simplement, qu’en principe, la procédure légale nécessite l’organisation d’un entretien préalable avant toute sanction pouvant avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.

→ Le règlement intérieur peut également instituer des garanties procédurales complémentaires en faveur des salariés. Le non-respect de ces dispositions, lorsqu’elles correspondent à des garanties de fond, est de nature à justifier l’annulation de la sanction prononcée ou, s’il s’agit d’un licenciement, de le priver de cause réelle et sérieuse. Tel est le cas, par exemple, lorsque le règlement intérieur subordonne le licenciement pour faute d’un salarié à l’existence d’au moins deux sanctions préalables et impose la consultation des délégués du personnel sur le degré de gravité de la faute [Cass. soc., 16 mars 2011, n° 09-42.969], prévoit la consultation préalable d’un organisme chargé de donner un avis sur la mesure disciplinaire envisagée [Cass. soc., 28 mars 2000, n° 97-43.411] ou encore prévoit qu’en cas de refus d’une nouvelle affectation par le salarié, l’employeur doit essayer de rechercher une autre affectation convenant mieux à son cas [Cass. soc., 2 mai 2000, n° 97-44.091].

À NOTER
En principe, l’avertissement est une sanction qui, n’ayant aucune incidence immédiate ou non sur la situation du salarié, peut être prononcée sans convocation préalable du salarié à un entretien. Cependant, si le règlement intérieur subordonne le licenciement disciplinaire d’un salarié à l’existence de deux sanctions antérieures, qui peuvent être constituées notamment par un avertissement, le prononcé d’un avertissement est susceptible d’avoir une incidence, à terme, sur sa situation dans l’entreprise; il doit donc être précédé d’un entretien [Cass. soc., 3 mai 2011, n° 10-14.104]. Dans une telle hypothèse, l’employeur qui a prononcé un avertissement sans avoir entendu le salarié en entretien préalable s’expose à voir celui-ci annulé.
Quelle est la procédure pour établir ou modifier le règlement intérieur ?

Toute entreprise ou établissement qui occupe habituellement au moins 20 salariés a l’obligation d’établir un règlement intérieur [C.trav., art. L. 1311-2]. L’élaboration de ce document, la modification de ses clauses et l’adjonction de nouvelles dispositions sont soumises à une procédure particulière [C. trav., art. L. 1321-4].

→ Le règlement intérieur, établi par l’employeur seul, doit en premier lieu être soumis, pour avis, aux représentants du personnel : le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel, ainsi que le CHSCT s’agissant des dispositions qui relèvent de la protection de la santé et de la sécurité.

→ Le règlement intérieur doit, ensuite, être déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement et affiché dans les lieux de travail ainsi que dans les locaux et à la porte des locaux où se fait l’embauche [C. trav., art. R. 1321-1 et R. 1321-2].

Il ne peut entrer en vigueur qu’à l’expiration d’un délai d’un mois après l’accomplissement de ces formalités de dépôt et de publicité, sa date d’entrée en vigueur devant être précisée sur le règlement lui-même.

→ Le règlement intérieur doit, concomitamment à son dépôt et à son affichage, être communiqué à l’inspecteur du travail, avec l’avis des représentants du personnel. Celui-ci a le pouvoir d’exiger, à tout moment, le retrait ou la modification des dispositions qui se rapportent à des matières exclues du champ du règlement intérieur, qui sont contraires aux prescriptions légales, réglementaires ou conventionnelles ou qui apportent des restrictions injustifiées ou excessives aux droits des personnes ou aux libertés individuelles et collectives [C. trav., art. L. 1322-1].

À noter que, l’entrée en vigueur du règlement intérieur n’étant pas soumise à un avis de l’inspecteur du travail reconnaissant la validité de l’ensemble de ses dispositions, le juge prud’homal reste compétent pour apprécier, à l’occasion d’un litige individuel, la légalité de celles-ci et, le cas échéant, écarter la clause qu’il estime illicite [C. trav., art. L. 1322-4].