Budget de fonctionnement : le calculer, l’obtenir et bien l’utiliser

Le CE dispose d’un budget de fonctionnement (C. trav., art. L. 2325-43) et d’un budget au titre des activités sociales et culturelles (C. trav., art. L. 2323-86). Ces deux budgets sont distincts et doivent être gérés de manière autonome.

LES MODALITÉS DE CALCUL DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT

L’article L. 2325-43 du Code du travail prévoit que la société doit verser annuellement au CE au titre du budget de fonctionnement 0,2 % de la masse salariale brute de l’année du versement. En pratique, il est tenu compte de la masse salariale de l’année précédente, et une régularisation est opérée en fin d’année, le cas échéant.

Il faut entendre par masse salariale brute la masse salariale comptable correspondant au « compte 641 » (Cass. soc., 30 mars 2011, no 09-71.43). Il faut donc intégrer dans l’assiette de calcul des 0,2 % notamment les éléments suivants :

•     les salaires des salariés de la société ;
•     les congés payés ;
•     les primes, gratifications, commissionnement ;
•     les indemnités et avantages divers comme par exemple les indemnités de rupture ;
•     la part salariale des cotisations de sécurité sociale (...).

En revanche sont exclus de l’assiette de calcul :

•     le remboursement des frais professionnels ;
•     les indemnités journalières de sécurité sociale ;
•     la rémunération des salariés intérimaires pour les sociétés utilisatrices (...).

Il s’agit d’un montant minimum auquel la société ne peut déroger et ce même avec l’accord du CE. En revanche, ce montant peut être augmenté par convention collective de branche, accord collectif d’entreprise ou usage au sein de l’entreprise.

LE CAS DES ENTREPRISES À ÉTABLISSEMENTS DISTINCTS

Dans les sociétés comprenant des comités d’établissement et un comité central d’entreprise (CCE), la société doit verser à chaque comité d’établissement un budget de fonctionnement.
En revanche, elle n’est pas tenue de verser en plus un budget de fonctionnement au CCE. À ce titre, l’employeur ne peut pas, sous peine de commettre un délit d’entrave, verser une subvention de fonctionnement au CCE en lui laissant le soin de la répartir entre les différents comités d’établissement. (Cass. crim., 11 févr. 2003, no 01-88.650)

En effet, le principe est inverse : c’est aux comités d’établissement de rétrocéder une partie de leur budget de fonctionnement au CCE. Pour ce faire, les comités d’établissement et le CCE doivent trouver un accord sur ce point.

À défaut d’entente, le juge judiciaire devra trancher le litige (Cass. soc., 15 mai 2001, no 99-10.127)
Il faut vérifier si la convention collective de branche ou les accords d’entreprises ne règlent pas déjà la question.

QUELLES SONT SES MODALITÉS DE PAIEMENT ?

Le budget de fonctionnement est un budget annuel, versé en début d’année. Mais il est admis que la société puisse effectuer des versements étalés sur l’année dès lors qu’ils permettent au CE de fonctionner normalement.

Le CE peut demander à l’entreprise de lui fournir tous les éléments permettant de calculer le budget et permettant de vérifier que l’employeur s’est acquitté de ses obligations en la matière (Cass. crim., 11 févr. 2003 no 01-88.650).

En cas de besoin, il peut mandater son secrétaire afin de saisir le tribunal de grande instance en référé pour obtenir la production des documents et éléments demandés et éventuellement la condamnation de l’employeur au paiement du budget de fonctionnement.

Le délai de prescription, pour obtenir le paiement du budget de fonctionnement ou un complément de ce budget si l’employeur n’a pas versé l’intégralité du montant dû, est de 5 ans. Mais ce délai ne commence à courir que lorsque le CE est en possession de tous les éléments lui permettant de calculer le montant du budget de fonctionnement : par exemple, montant de la masse salariale, éléments de salaire pris en compte par l’employeur pour calculer le budget (Cass. soc., 1er févr. 2011, no 10-30.160).

Le CE peut également saisir les juridictions pénales au titre du délit d’entrave, si l’employeur ne s’est pas acquitté de ses obligations en matière de subvention de fonctionnement ou des activités culturelles et sociales.

BIEN UTILISER LE BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Le budget de fonctionnement a pour objet de couvrir les dépenses engagées pour le fonctionnement du CE et pour l’exercice de ses attributions économiques. En revanche, il ne peut pas être utilisé pour couvrir les dépenses des autres institutions représentatives du personnel (par exemple les dépenses du CHSCT).
De même, comme il s’agit d’un budget de fonctionnement pour faire fonctionner dans son ensemble le CE, le budget ne peut pas être divisé entre les élus.

Il est donc utilisé pour, par exemple, les dépenses suivantes :

•     rémunérer l’expert désigné par le CE, sauf s’il s’agit de l’expert comptable nommé dans le cadre du droit d’alerte déclenché par le comité ou en cas de projet de licenciement économique d’au moins de 10 salariés sur 30 jours, dans les entreprises de plus de 50 salariés ; dans ces deux derniers cas, l’expert comptable est rémunéré directement par l’employeur ;
•     rémunérer les salariés recrutés par le CE pour ses besoins (par exemple, la sténotypiste ou le comptable...)
•     les frais d’abonnement à des revues juridiques, économiques ;
•     les frais liés à ses communications téléphoniques ;
•     les frais d’avocat du CE ;
•     la formation économique des membres titulaires du CE ;
•     les frais de diffusion des PV auprès des salariés ;
•     les frais éventuels des notes d’informations diffusées auprès des salariés de la société.

En revanche, il ne peut pas être utilisé pour financer par exemple :

•     des activités sociales et culturelles (chèques cadeaux, billets cinéma...) ;
•     verser une subvention à une ou plusieurs organisations syndicales ;
•     payer les frais d’études ou de formation des enfants des salariés de la société...

Les décisions relatives à l’utilisation du budget de fonctionnement font l’objet d’une résolution du CE, à laquelle le président du comité ne participe pas : elles sont donc prises à la majorité des présents à la réunion (Position commune no 2/87, 9 avr. 1987 : BO Trav., no 87/13 et Cass. soc., 25 janv. 1995, no 92-16.778 concernant le budget des ASC)

Le budget de fonctionnement ne peut pas être fusionné avec le budget des ASC, même si le chef d’entreprise et l’ensemble des membres du CE en sont d’accord. Il s’agit de deux budgets distincts du comité et il ne peut être dérogé à cette règle.

En pratique, si en fin d’année le budget de fonctionnement n’a pas été totalement utilisé, ce qui est fréquemment le cas, le reliquat ne peut être ni reversé aux salariés de la société (sous la forme d’un bon d’achat par exemple), ni transféré sur le budget des ASC. Ce reliquat est reporté sur l’année suivante sans limitation de durée.

Il est alors généralement placé sur un compte bancaire, générant des intérêts avec l’ensemble des reports des années précédentes. Mais les intérêts de ce placement ne pourront pas non plus être transférés sur le budget des ASC, en vertu du principe de séparation des budgets.

Enfin, un certain nombre de frais restent à la charge de la société, sans pouvoir être imputés sur le budget de fonctionnement :

•     les frais de déplacements aux réunions du comité d’entreprise qui ont lieu à l’initiative de l’employeur (Cass. soc., 15 mai 2001, no 99-10.127) ;
•     le paiement des heures de délégation attribuées aux membres titulaires du comité d’entreprise (C. trav., art. L. 2325-7) ;
•     le local du CE avec le matériel nécessaire : table, chaise, chauffage, électricité... (C. trav., art. L. 2325-12) ;
•     les primes d’assurances dues par le CE pour couvrir sa responsabilité civile en matière d’activités sociales et culturelles (C. trav., art. R. 2323-34).

Généralement, c’est le trésorier du comité qui assure la gestion financière du comité. Même si sa désignation n’est pas prévue par le Code du travail, en pratique il est très courant que le règlement intérieur du comité prévoit son existence. Il a pour mission essentielle de mettre en œuvre les décisions financières du comité : payer les factures, ouvrir les comptes bancaires, tenir les comptabilités, veiller à la conservation des documents et justificatifs comptables, préparer les budgets prévisionnels, gérer le patrimoine du comité...
Mais il ne peut pas engager de dépense sans l’accord préalable du comité (Cass. crim., 10 mai 2005, no 04-84.118).
De plus, le CE n’est pas engagé par des actes que le trésorier aurait décidés seul (Cass. soc., 22 mars 2007, no 05-13.609).

QUID EN CAS D’ABUS DANS SA GESTION ?

Le CE doit rendre compte de la gestion financière de ses budgets :

•     chaque année, en établissant un compte rendu détaillé de sa gestion financière : type et montant des dépenses engagées avec une distinction entre les 2 budgets (C. trav., art. R. 2323-37) ;
•     au terme de son mandat, auprès du nouveau comité notamment en remettent à ses membres tous les documents concernant l’administration et l’activité du CE (C. trav., art. L. 2323-38).

Par ailleurs, chaque membre du CE, y compris son président, peut accéder aux documents et archives comptables du comité. Aussi, différents acteurs ont un droit de regard sur l’utilisation des budgets par les membres du comité d’entreprise.

Tout membre du comité d’entreprise (y compris l’employeur) peut contester la légalité d’une délibération adoptée à la majorité par le CE (Cass. soc., 16 déc.1980, no 79-13.205).

Par exemple, si la dépense n’est pas engagée au titre du bon budget ou si les fonds du comité ne sont pas utilisés conformément à leur finalité. Ainsi, sur saisine de l’employeur, les juges ont procédé à l’annulation d’une délibération visant à rembourser les frais de déplacement de salariés grévistes qui devaient se rendre en délégation à Paris (Cass. soc., 18 mai 1983, no 82-11.564).

Par ailleurs, les membres du CE peuvent être sanctionnés pénalement en cas d’utilisation abusive du budget de fonctionnement au titre de l’abus de confiance ou détournement de fonds notamment. Par exemple, si un ou plusieurs membres du CE utilisent une partie du budget de fonctionnement à des fins personnelles (financement d’un voyage pour leur famille par exemple), ils pourraient voir leur responsabilité pénale engagée par le CE (Cass. crim., 16 oct. 1997, no 96-86.231).

En revanche, le membre du comité fautif de tels faits ne pourrait pas faire l’objet d’une sanction disciplinaire et notamment d’une mesure de licenciement, en vertu de la jurisprudence de la Cour de cassation (Cass. soc., 4 juill. 2000, no 97-44846). Même si le Conseil d’Etat considère qu’au contraire, un détournement des fonds du comité opéré par le trésorier du CE, peut justifier son licenciement (CE, 23 sept. 1992, no 80334)...

L’employeur qui souhaiterait engager une procédure de licenciement, dans cette situation, devra donc être très prudent même si logiquement les juridictions qui auront à statuer sur le licenciement du salarié protégé seront les juridictions administratives.
Enfin, le fait pour un membre du CE d’engager une dépense sans y avoir été autorisé par la majorité du comité est susceptible de constituer un délit d’entrave. Ainsi, il a déjà été jugé qu’un secrétaire du comité, qui avait unilatéralement décidé de distribuer des bons d’achat, alors que cette dépense n’avait pas été approuvée par la majorité des membres du comité, avait commis un délit d’entrave à l’encontre du CE (Cass. crim., 4 nov. 1988, no 87-91.705).

Auteur : par Aurore Cavelle , Juriste en droit social