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Base de données unique : son contenu et son fonctionnement sont précisés

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Base de données unique : son contenu et son fonctionnement sont précisés

La loi de sécurisation de l’emploi [1] a créé le principe d’une base de données unique, regroupant l’ensemble des informations que l’employeur doit remettre au comité d’entreprise. Le contenu de celle-ci vient d’être fixé. Il varie selon que l’entreprise occupe plus ou moins de 300 salariés. Celles franchissant ce seuil ont jusqu’au 14 juin 2014 pour se mettre en conformité [2].

24/01/2014 Social pratique, 25/01/2014

Base de données unique : son contenu et son fonctionnement sont précisés

SUR LE MÊME THÈME

Principe de la base de données unique

Entrée en vigueur

Préalablement à la consultation, et pour permettre au comité d’entreprise de formuler un avis motivé, l’employeur doit lui délivrer des informations précises et écrites [C. trav., art. L. 2323-4 modifié]. La loi de sécurisation de l’emploi [L. n° 2013-504, 14 juin 2013, JO 16 juin] n’a pas remis ces principes de base en cause mais étend, à terme, le contenu obligatoire de ces informations et modifie leur support de transmission.
La loi et son décret d’application prévoient la création obligatoire par l’employeur d’une base de données unique (BDU) à caractère économique et social mise à disposition en permanence des représentants du personnel dans les entreprises d’au moins 50 salariés, et ce :
– au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus ;
– et au plus tard le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés [D. n° 2013-1305, 27 déc. 2013, art. 2, JO 31 déc.].

Mise en place et fonctionnement

Le support peut être informatique ou papier [C. trav., art. R. 2323-1-7 nouveau].
La base de données unique a pour vocation de constituer le support privilégié des informations nécessaires à la consultation annuelle du comité sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences, nouvellement instaurée par la loi de sécurisation de l’emploi [C. trav., art. L. 2323-7-1 nouveau], et vise à contribuer à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise [C. trav., art. R. 2323-1-2 nouveau].

En outre, elle devra comporter, et ce quel que soit l’effectif de l’entreprise, les informations et rapports transmis de manière récurrente au comité en vue de ses consultations au plus tard le 31 décembre 2016 [D. n° 2013-1305, 27 déc. 2013, art. 2, JO 31 déc.]. On peut penser, par exemple, au bilan social ou encore au rapport annuel d’ensemble.

Le comité restera naturellement consulté sur ces « rapports », seulement intégrés à terme à la base nouvellement créée.

Le contenu de la base de données pourra être « enrichi » par un accord d’entreprise ou de branche ou, le cas échéant, de groupe, en fonction de l’organisation et du domaine d’activité de l’entreprise [C. trav., art. L. 2323-7-2 nouveau].

Notons que dans les entreprises dotées d’un comité central d’entreprise, la base de données devra comporter les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement [C. trav., art. R. 2323-1-6 nouveau].

En revanche, les consultations ponctuelles du comité (déménagement, cession, etc.) continuent de faire l’objet d’envois spécifiques dans lesquels les informations nécessaires lui sont fournies [C. trav., art. L. 2323-7-3, al. 2 nouveau].

Périmètre d’implantation

Cette base doit être mise en place au niveau de l’entreprise [C. trav., art. R. 2323-1-6 nouveau]. Mais un accord de groupe peut aussi en prévoir l’existence au niveau du groupe, ainsi que ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation par les personnes autorisées [C. trav., art. R. 2323-1-10 nouveau].

Utilisateurs

Outre le chef d’entreprise et ses collaborateurs autorisés, la BDU est à la disposition permanente des membres du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, des membres du comité central d’entreprise s’il existe, des membres du CHSCT, sans qu’il soit mentionné de restriction entre suppléants et titulaires, ainsi que des délégués syndicaux [C. trav., art. L. 2323-7-2 nouveau].

Informations à mentionner dans la base de données unique

Entreprises de moins de 300 salariés

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, la base de données devra comporter mi-juin 2015 une présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation, le résultat net et les informations répertoriées ci-dessous [C. trav., art. R. 2323-1-4 nouveau].

→ Investissements :
1° En matière d’investissement social, doivent être mentionnées les données suivantes :
– évolution des effectifs par type de contrat,
– évolution des emplois par catégorie professionnelle,
– situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens,
– évolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer,
– évolution du nombre de stagiaires,
– formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés,
– conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ;

2° D’autres informations doivent concerner l’investissement matériel et immatériel :
– évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations),
– le cas échéant, dépenses de recherche et développement.

→ Fonds propres, endettement et impôts :
1° Capitaux propres de l’entreprise ;
2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
3° Impôts et taxes.

→ Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments :
1° Évolution des rémunérations salariales :
– frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle,
– pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des rémunérations visées au 4° de cet article, soit le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de dix ou de cinq selon que l’effectif du personnel excède ou non 200 salariés ;
2° Épargne salariale : intéressement, participation.

→ Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat.

→ Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés à la rubrique « Fonds propres, endettement et impôt » (voir ci-contre) :
1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;
2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).

→ Flux financiers à destination de l’entreprise :
1° Aides publiques ;
2° Réductions d’impôts ;
3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
4° Crédits d’impôts ;
5° Mécénat.

→ Sous-traitance :
1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;
2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.

→ Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :
1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;
2° Cessions, fusions et acquisitions réalisées.

Entreprises de 300 salariés et plus

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, la base de données devra comporter mi-juin 2014 une présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et le résultat net, et rassembler les informations énumérées ci-dessous [C. trav., art. R. 2323-1-3 nouveau].

→ Investissements :
1° Investissement social :
– évolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté,
– évolution des emplois par catégorie professionnelle,
– situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens,
– évolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer,
– évolution du nombre de stagiaires,
– formation professionnelle : investissements en formation, publics concernés,
– conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail, exposition aux risques et aux facteurs de pénibilité, accidents du travail, maladies professionnelles, absentéisme, dépenses en matière de sécurité ;
2° Investissement matériel et immatériel :
– évolution des actifs nets d’amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations),
– le cas échéant, dépenses de recherche et développement ;
3° Pour les entreprises soumises aux dispositions du cinquième alinéa de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, informations environnementales présentées en application de cet alinéa et mentionnées au 2° du I de l’article R. 225-105-1 de ce code.

→ Fonds propres, endettement et impôts :
1° Capitaux propres de l’entreprise ;
2° Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
3° Impôts et taxes.

→ Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments :
1° Évolution des rémunérations salariales
– frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle,
– pour les entreprises soumises aux dispositions de l’article L. 225-115 du Code de commerce, montant global des rémunérations mentionnées au 4° de cet article, soit le montant global, certifié exact par les commissaires aux comptes, des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de dix ou de cinq selon que l’effectif du personnel excède ou non 200 salariés ;
2° Épargne salariale : intéressement, participation ;
3° Rémunérations accessoires : primes par sexe et par catégorie professionnelle, avantages en nature, régimes de prévoyance et de retraite complémentaire ;
4° Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux telles que présentées dans le rapport de gestion en application des trois premiers alinéas de l’article L. 225-102-1 du Code de commerce, pour les entreprises soumises à l’obligation de présenter le rapport visé à l’article L. 225-102 du même code.

→ Activités sociales et culturelles :
1° Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise ;
2° Dépenses directement supportées par l’entreprise ;
3° Mécénat.

→ Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés à la rubrique « Fonds propres, endettement et impôt » (voir p. 5) :
1° Rémunération des actionnaires (revenus distribués) ;
2° Rémunération de l’actionnariat salarié (montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus).

→ Flux financiers à destination de l’entreprise :
1° Aides publiques ;
2° Réductions d’impôts ;
3° Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
4° Crédits d’impôts ;
5° Mécénat.

→ Sous-traitance :
1° Sous-traitance utilisée par l’entreprise ;
2° Sous-traitance réalisée par l’entreprise.

→ Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe :
1° Transferts de capitaux tels qu’ils figurent dans les comptes individuels des sociétés du groupe lorsqu’ils présentent une importance significative ;
2° Cessions, fusions et acquisitions réalisées.

Mise à jour de la base de données

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail [C. trav., art. R. 2323-1-6 nouveau]. L’employeur informe les personnes autorisées de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine. Il doit fixer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base. Ces modalités doivent permettre aux membres du CE (et/ou du comité central d’entreprise) et du CHSCT ainsi qu’aux délégués syndicaux et, le cas échéant, aux délégués du personnel d’exercer utilement leurs compétences respectives [C. trav., art. R. 2323-1-7 nouveau].

Effet

La mise à disposition actualisée, dans la base de données, des éléments d’information contenus dans les rapports et des données transmises de manière récurrente au comité d’entreprise vaut communication à celui-ci desdits rapports et informations, lorsque sont remplies les conditions cumulatives suivantes :

→ les éléments d’information de la base sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail ;

→ l’employeur met à disposition des membres du comité d’entreprise les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le Code du travail [C. trav., art. R. 2323-1-9 nouveau].

Caractéristiques d’organisation

En régime permanent, les informations figurant dans la base de données porteront sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les trois années suivantes [C. trav., art. L. 2323-7-2 nouveau].

Cependant, au titre de l’année 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et de l’année 2015 pour celles de moins de 300 salariés, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer dans la base de données les informations relatives aux deux années précédentes [D. n° 2013-1305, 27 déc. 2013, art. 2, JO 31 déc.].

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L’employeur indique, pour ces années, les informations qui, compte tenu de leur nature ou des circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu’il doit préciser [C. trav., art. R. 2323-1-5 nouveau].

Confidentialité des données

Les informations figurant dans la base de données qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur, qui indique la durée du caractère confidentiel de ces informations que les personnes autorisées à la consulter sont tenues de respecter [C. trav., art. R. 2323-1-8 nouveau]. Rappelons que la méconnaissance de cette obligation de confidentialité peut faire d’une sanction disciplinaire à l’égard du représentant du personnel [Cass. soc., 6 mars 2012, n° 10-24-367].

À NOTER
En attendant les échéances indiquées, les règles régissant la transmission des informations au CE continuent de s’appliquer selon les textes en vigueur.
1/ L. n° 2013-504, 14 juin 2013, JO 16 juin. Voir Social pratique n° 613, p. 17 et s.
2/ D. n° 2013-1305, 27 déc. 2013, JO 31 déc.

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