Régime juridique et contrôle des chartes éthiques

Les chartes d’éthique (codes de conduites) et dispositifs d’alerte professionnelle, récents outils de la gouvernance d’entreprise, posent la question de leur régime juridique et des modalités du contrôle administratif de leurs clauses relatives à la discipline », affirme Jean-Denis Combrexelle, directeur général du travail, dans une circulaire du 19 novembre 2008. Après avoir défini les différentes notions (règlement intérieur, notes de services, chartes et codes éthiques) ainsi que leur champ, la DGT précise les modalités du contrôle des inspecteurs et contrôleurs du travail sur ces « documents éthiques ». Elle détaille aussi les modalités de mise en œuvre des alertes professionnelles.

Régime des chartes éthiques et des codes de bonne conduite

La DGT précise la nature juridique des chartes éthiques et des codes de conduites en fonction de leur contenu et les obligations qui en découlent pour l’employeur.

• Lorsque le document éthique comporte des dispositions qui relèvent toutes du champ du règlement intérieur, les règles relatives au règlement intérieur s’appliquent à ce document qui constitue alors une note de service. Avant son introduction dans l’entreprise, l’employeur doit donc le soumettre pour avis au CE ou, à défaut, aux DP, ainsi que pour les matières relevant de sa compétence, au CHSCT.

• Le document éthique peut également être constitué de dispositions toutes étrangères au champ du règlement intérieur. Dans ce cas, le document est essentiellement conçu comme un outil de communication vers l’extérieur. Entrent également dans cette catégorie les chartes et codes par lesquels l’entreprise prend des engagements dépassant ses obligations légales et réglementaires (par exemple, actions en faveur de l’environnement ou actions de formation en faveur des salariés) ; ces engagements unilatéraux sont valables, et les salariés de l’entreprise peuvent en revendiquer l’application à leur profit. La DGT précise que si ces chartes et codes éthiques sont soumis au droit du travail français dans son ensemble, l’information et la consultation du CE prévue pour les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise est requise, mais uniquement lorsque la charte est présentée comme un instrument de gestion de l’entreprise.

• Dernière hypothèse : le document éthique est constitué de dispositions dont certaines seulement relèvent du champ du règlement intérieur. Préalablement à sa mise en œuvre, l’employeur doit le présenter au CE, qui émettra un avis sur les dispositions ajoutées au règlement intérieur et, le cas échéant, un avis sur l’ensemble du document au titre de l’article L. 2323-6 du Code du travail (consultation sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise). Mais  la DGT est plus prudente sur l’éventuelle consultation du CHSCT, qui devra être vérifiée au cas par cas. À ce jour, seul le TGI de Nanterre a exigé, dans un jugement du 6 octobre 2004, la consultation du CHSCT, considérant que dans la mesure où le code de conduite qui lui était présenté constituait une adjonction au règlement intérieur et pouvait, selon leur application, inférer sur la santé mentale.

Dernière précision : le document comportant des obligations pour le salarié doit être rédigé en français.

Contrôle de fond

Partant du constat que tous les documents à visée éthique élaborés par les entreprises ne relèvent pas du régime juridique du règlement intérieur, la DGT souligne que l’inspection du travail n’est pas systématiquement destinataire de tels documents. Toutefois, les inspecteurs et contrôleurs du travail peuvent en avoir connaissance, soit à l’occasion d’une transmission par l’employeur, soit lors d’un contrôle sur place, soit, encore, suite à la saisine d’un salarié ou d’un représentant du personnel.
Le fondement légal de la compétence des inspecteurs et contrôleurs du travail est déterminé par le contenu de ces documents.

• Concernant les dispositions qui entrent dans le champ du règlement intérieur (hygiène et sécurité, règles générales et permanentes relatives à la discipline, nature et échelle des sanctions), l’inspecteur du travail peut à tout moment exiger le retrait ou la modification des dispositions contraires à la loi. À titre d’exemple, les clauses d’un code de conduite relatives à l’acceptation ou le refus de cadeaux relèvent du champ du règlement intérieur et pourront donc être contrôlées, à ce titre, par l’inspecteur du travail.
En revanche, l’inspecteur ne pourra se prononcer sur une disposition hors champ du règlement intérieur, ni en qualifier le contenu (disproportion, atteinte à la liberté individuelle, etc.). Pour préserver la cohérence d’ensemble de la charte ou du code de bonne conduite, la DGT estime « préférable de ne pas solliciter le retrait des dispositions qui sont hors de ce champ du document en question ». Si toutefois de telles dispositions s’avéraient illicites, leur retrait peut être recommandé dans une lettre d’observation accompagnant la décision administrative.

• Au titre de sa compétence générale de contrôle, l’inspecteur du travail peut prendre connaissance de l’ensemble du code de conduite et, éventuellement, formuler des observations au regard, par exemple, de la règle de proportionnalité et des dispositions visant à lutter contre les discriminations. Par ailleurs, au titre de la compétence tirée de l’article L. 8112-1 du Code du travail, qui le charge de veiller notamment à l’application du Code du travail et des conventions et accord collectifs, l’inspecteur du travail peut contrôler les codes et chartes éthiques élaborés par des entreprises de moins de 20 salariés.

Alertes professionnelles

Un dispositif d’alerte professionnelle consiste en l’organisation des modalités selon lesquelles les salariés, ou toute autre personne exerçant une activité dans l’entreprise, peuvent signaler au chef d’entreprise ou, éventuellement, à d’autres personnes désignées à cet effet, des problèmes pouvant sérieusement affecter son activité ou engager gravement sa responsabilité. N’étant pas obligatoire, ce dispositif n’entre pas dans le champ du règlement intérieur. Toutefois, souligne la DGT, il appartient aux inspecteurs et contrôleurs du travail de rappeler, le cas échéant, aux employeurs les prérogatives des institutions représentatives du personnel et de vérifier la conformité des dispositions de l’alerte au Code du travail (par exemple information individuelle, champ de l’alerte non discriminatoire, etc.).
La circulaire rappelle que pour être licite, le dispositif d’alerte professionnelle doit faire l’objet :

– d’une déclaration ou d’une autorisation de la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) (v. Légis. soc. -A1- n° 8679 du 16 mars 2006) ;
– d’une consultation du CE au titre de l’article L. 2323-32 du Code du travail (dispositif permettant le contrôle de l’activité des salariés) et, éventuellement, d’une consultation du CHSCT ;
– d’une information individuelle préalable des salariés au titre de l’article L. 1222-4 du Code du travail et en application de la loi « Informatique et libertés ».

Circ. DGT n° 2008-22 du 19 novembre 2008