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Base de données unique : précisions sur sa mise en place et son fonctionnement

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COMITÉ D’ENTREPRISE

Base de données unique : précisions sur sa mise en place et son fonctionnement

La base de données unique regroupe l’ensemble des informations à caractère économique et social transmises au comité d’entreprise. L’administration apporte les précisions nécessaires à sa mise en place, qui devra être effective dès le 14 juin 2014 dans les entreprises d’au moins 300 salariés [1].

30/04/2014 Social pratique, N° 633

Mise en place


Rappel du principe


La base de données économiques et sociales, dite « base de données unique » (BDU), regroupe toutes les informations transmises de façon récurrente au comité d’entreprise. L’objectif est de faciliter l’exploitation, la compréhension et la mise en perspective des données par les représentants du personnel. Elle est donc accessible en permanence et contient des informations sur l’année en cours mais également sur les années précédentes et des perspectives pour les prochaines années [C. trav., art. L. 2323-7-2 nouveau].


Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDU sont déterminées par accord collectif ou par décision unilatérale de l’employeur.
Le support de la base de données peut être informatique ou papier.


Délais


La base de données doit être mise en place :
– avant le 14 juin 2014, dans les entreprises d’au moins 300 salariés ;
– avant le 14 juin 2015, dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Cependant seules les informations concernant les orientations stratégiques de l’entreprise devront être intégrées à la base dès sa création. Les autres informations devront être introduites progressivement et au plus tard au 31 décembre 2016.


Niveau d’implantation


La BDU est le support de l’information et de la consultation du comité d’entreprise.
Elle est donc créée au niveau de l’entreprise.
→ Entreprises à établissements multiples.
Il n’est pas obligatoire de mettre en place une BDU dans chaque établissement. Cependant, les membres des comités d’établissement doivent avoir accès dans la base à toutes les informations concernant leur établissement.


→ Unité économique et sociale (UES).
L’UES est assimilée à une entreprise à part entière pour le droit de la représentation du personnel et dispose de son propre comité d’entreprise. La BDU doit donc être mise en place au niveau de l’UES.


→ Groupe. Il n’y a pas d’obligation de mise en place d’une base de données au niveau du groupe. Une convention ou un accord de groupe peut en créer une mais elle ne pourra se substituer à celle de l’entreprise qui reste obligatoire.


Accès


Représentants du personnel concernés


La BDU est accessible aux membres titulaires et suppléants du comité d’entreprise, du CHSCT et aux délégués syndicaux.
Les délégués du personnel sont exclus du dispositif. Ils ne peuvent utiliser la BDU que dans le cas où ils exercent les attributions économiques du comité d’entreprise.
Lorsqu’il existe une délégation unique du personnel, ses membres y ont donc accès.


Accessibilité permanente


La loi de sécurisation de l’emploi prévoit que la BDU doit être accessible de manière permanente. L’objectif est de rompre avec un système où les informations sont transmises au coup par coup selon les consultations en cours. Les représentants doivent désormais pouvoir consulter les données économiques et sociales de l’entreprise à tout moment.
Cependant, l’entreprise n’a pas d’obligation d’instaurer un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui pourrait poser des problèmes pratiques. L’employeur doit déterminer les conditions d’accès à la base de manière à permettre aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences.


Contenu de la BDU


Liste des données


Le contenu de la BDU a été fixé par le décret du 27 décembre 2013 [D. n° 2013-1305, 27 déc. 2013, JO 31 déc.] ; (voir Social pratique n° 627, p. 2). La circulaire ne précise que quelques points.


Informations mises à disposition dans la BDU


La base de données doit contenir toutes les informations transmises de manière récurrente au comité d’entreprise. Le dispositif ne concerne donc pas les données communiquées ponctuellement (tel, par exemple, le plan de sauvegarde de l’emploi) qui peuvent être intégrées à la BDU mais devront tout de même faire l’objet d’envois spécifiques.


Un accord d’entreprise peut enrichir la base en prévoyant la mise à disposition de données supplémentaires.


La BDU doit donc contenir :
→ les informations récurrentes non liées à une consultation, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans. C’est le cas, par exemple, de l’information trimestrielle sur l’évolution générale des commandes et de la situation financière dans les entreprises de moins de 300 salariés [C. trav., art. L. 2323-46] ;
→ les informations communiquées à l’occasion de consultations récurrentes, qui peuvent ou non être contenues dans des rapports et bilans ;
→ les informations transmises au CHSCT qui sont également transmises au comité d’entreprise comme, par exemple, le bilan sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail [C. trav., art. L. 4612-17] ;
→ les informations issues d’autres codes pour lesquelles le Code du travail prévoit une communication récurrente au comité d’entreprise (par exemple, les sociétés commerciales doivent transmettre au comité d’entreprise les documents mentionnés à l’article L. 232-2 du Code de commerce) ;
→ toute information supplémentaire utile à la consultation du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise.


Les informations contenues dans la BDU sont relatives à l’année en cours mais également aux deux années précédentes et aux trois années suivantes. Concernant les données prévisionnelles, l’employeur doit fournir des estimations chiffrées ou, à défaut, des grandes tendances. Si les circonstances ne le lui permettent pas, il doit en expliquer les raisons.


Pour l’année 2014 dans les entreprises d’au moins 300 salariés, et 2015 dans celles de moins de 300 salariés, l’employeur est dispensé de transmettre les données concernant les deux années antérieures.


REMARQUE
La base de données unique est le support de la nouvelle procédure de consultation du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise et sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages [C. trav., art. L. 2323-7-1 nouveau]. Le comité doit émettre un avis et peut proposer des solutions alternatives. Cette consultation s’accompagne d’un nouveau droit de recours à l’expertise, mais contrairement aux autres domaines, l’expert est rémunéré à hauteur de 20 % par le comité d’entreprise dans la limite du tiers de son budget annuel.


Rubriques


Le Code du travail prévoit différentes rubriques dans lesquelles les données doivent être agencées [C. trav., art. R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4 nouveaux].
Par exemple, la rubrique de la BDU « exposition aux risques et facteurs de pénibilité » doit contenir les informations fournies au titre :
– du rapport annuel de situation comparée des femmes et des hommes pour les données concernant les conditions de travail [C. trav., art. R. 2323-12] ;
– du bilan social qui traite dans un item « condition physique de travail » du nombre de personnes exposées à certains risques (bruit, chaleur, intempéries) [C. trav., art. R. 2323-17] ;
– du rapport du CHSCT sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail [C. trav., art. L. 4612-17].


Mise à jour


La BDU doit être mise à jour régulièrement et au minimum selon les périodicités prévues par le Code du travail pour la transmission des informations au comité d’entreprise.
Par exemple, l’article L. 2323-46 du Code du travail prévoit, dans les entreprises de moins de 300 salariés, la communication trimestrielle de données sur l’évolution générale des commandes et la situation financière. L’employeur a donc l’obligation de mettre à jour les informations de la BDU sur ce point tous les trimestres.


Substitution à l’obligation d’information


La mise à disposition des données dans la base se substitue à l’obligation de communication des informations aux représentants du personnel. Encore faut-il que :
– les éléments d’informations soient à jour (au minimum selon la périodicité prévue par le Code du travail) ;
– les données chiffrées soient accompagnées d’explication, lorsque le Code du travail l’exige (cette obligation existait déjà avant la création de la BDU) ;
– les représentants du personnel soient informés de la mise à disposition ou de la mise à jour des informations.


ATTENTION
Cette règle de substitution n’est valable que pour le comité d’entreprise. Si des informations sont mises à disposition dans la BDU pour le CHSCT, elles ne seront pas considérées comme communiquées, elles devront pour cela faire l’objet d’un envoi. Il en est de même pour les informations concernant des événements ponctuels.


Obligation de discrétion


Les informations contenues dans la BDU ont un caractère confidentiel si l’employeur les présente comme telles et qu’il a indiqué la durée du caractère confidentiel.


Il est interdit de transmettre à un tiers son droit d’accès à la base. Si la BDU est informatisée, les représentants du personnel ne peuvent donc pas communiquer leurs identifiant et mot de passe à une autre personne.


ATTENTION
Le non-respect de l’obligation de discrétion ou la transmission des droits d’accès à un tiers peut donner lieu à une sanction disciplinaire.


1/ Circ. DGT n° 2014-1, 18 mars 2014. Voir aussi Social pratique n° 613, p. 17 et s. et n° 627, p. 2 et s.

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