Précisions sur les frais de transport domicile-lieu de travail

Une circulaire interministérielle apporte des précisions sur de nombreux points.(Circ. DSS/DGT/5B/2009-30, 28 janv. 2009 diffusée par Lettre-circ. Acoss n° 2009-24, 16 févr. 2009)

Frais d’abonnement

Trajet le plus court au tarif 2e classe. L’employeur n’est tenu de prendre en charge que les titres de transport permettant de réaliser, dans le temps le plus court, les déplacements « domicile-lieu de travail » et sur la base du tarif de 2e classe. La circulaire précise que :

– lorsqu’en Île-de-France, le lieu de travail et le domicile du salarié sont tous deux situés en banlieue, il peut être plus rapide de passer par Paris, et donc de souscrire un abonnement comprenant une zone supplémentaire. Le salarié doit être remboursé sur la base de l’abonnement souscrit ;

– en revanche, lorsque l’abonnement excède, pour des raisons de commodité personnelle, celui strictement nécessaire pour réaliser le trajet domicile-lieu de travail, la prise en charge se fait sur la base de l’abonnement strictement nécessaire ; 

– si le salarié doit souscrire plusieurs abonnements (SNCF, RATP, bus urbains) pour effectuer son trajet, l’employeur doit lui rembourser 50 % du total.

Refus de prise en charge

L’employeur peut refuser de rembourser les frais d’abonnement lorsque le salarié :

– n’assume pas de tels frais en raison notamment du fait que l’entreprise organise elle-même le transport de ses salariés ;

– perçoit déjà des indemnités pour ses déplacements « domicile-lieu de travail » d’un montant au moins égal à la prise en charge obligatoire ;

dans le cas inverse, l’employeur doit compléter le montant de ces indemnités à hauteur de 50 % des frais engagés ou mettre en œuvre le nouveau dispositif légal.

L’employeur n’est tenu de prendre en charge que les dépenses ayant le caractère de frais professionnels et sur ce point, la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 (point 341) reste d’actualité. Il faut donc en déduire que le transport relève des dépenses personnelles (soumises à charges sociales et fiscales) et non des frais professionnels lorsqu’un salarié, pour convenance personnelle, choisit d’établir son domicile dans une région éloignée de son lieu de travail.

Salariés à employeurs multiples. Leur situation doit être traitée comme celle des salariés à temps partiel. Ce qui peut entraîner, dans certains cas, une prise en charge particulièrement favorable pour l’intéressé notamment lorsqu’il effectue deux mi-temps dans deux entreprises différentes puisque chaque employeur doit lui rembourser 50 % de son titre d’abonnement.

Régime social de la participation patronale

La prise en charge des frais de transport ne remet pas en cause la réglementation relative aux frais professionnels. Il en résulte que l’employeur peut rembourser l’intégralité des frais de ses salariés en exonération de charges sociales.

Transports publics

La prise en charge obligatoire des frais de transports publics est exonérée de charges sociales. Si l’employeur va au-delà de ses obligations et rembourse plus de 50 % de l’abonnement voire l’intégralité, le montant total de cette prise en charge est exonéré de cotisations sociales dans la limite des frais engagés, sous réserve de justificatifs. Il est donc fait application ici des règles relatives aux frais professionnels telles que précisées par la circulaire du 7 janvier 2003 (Circ. DSS n° 2003-07, 7 janv. 2003, point 341).

Transports personnels

La « prime transport » d’un montant forfaitaire de 200 euros maximum par an et par salarié n’est assujettie à aucune cotisation ou contribution salariale et patronale rendue obligatoire par la loi. L’exonération s’étend par conséquent au versement de transport, à la taxe d’apprentissage, la « cotisation » formation professionnelle continue et construction ainsi qu’à la taxe sur les salaires.

La « prime de transport » n’est pas cumulable avec :

– le remboursement des frais d’abonnement aux transports collectifs ou à un service de location de vélos ;

– la déduction spécifique pour frais, propre à certaines professions (artistes, journalistes, ouvriers à domicile, etc.).

En revanche, elle peut se cumuler avec le versement d’indemnités kilométriques. Cependant, le montant exonéré (prime de transport + indemnités kilométriques) ne peut excéder le total des frais supportés par le salarié pour effectuer ses trajets domicile-lieu de travail ; l’employeur devra, en cas de contrôle, produire la preuve que les sommes versées correspondent aux frais réellement engagés. Là encore, il est fait application des règles relatives au remboursement des frais professionnels.